Aplikasi e-Arsip Aksi Perubahan Pintar Disdukcapil MBD

Tiakur, EXPO MBD

Aplikasi e-Arsip merupakan bagian dari aksi perubahan Peningkatan Tatakelola Perkantoran “Pintar” yang digagas oleh Sekretaris Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Disdukcapil) Kabupaten Maluku Barat Daya (MBD), Joana F. M. Norimarna sebagai peserta Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) Kepemimpinan Administrator Angkatan XI pada Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia (BPSDM) Provinsi Maluku Tahun 2024.

Hal ini disampaikan Kepala Disdukcapil Kabupaten MBD, Daud Reimialy ketika dikonfirmasi wartawan EXPO MBD di ruang kerjanya, Senin (12/08/2024). Pengelolaan arsip secara manual dirasa sangat rentan terhadap kemungkinan terjadi kehilangan atau kerusakan.

Menurut Reimialy, dalam era digital saat ini sangat diperlukan suatu sistem yang kiranya saja dapat memberi ruang untuk mengelola arsip secara digital guna meningkatkan efisiensi, kemudahan pencarian, dan juga terjamin keamanan data arsip. Oleh karena itu, aplikasi e-Arsip ini hadir sebagai jawaban dan solusi untuk kebutuhan.

Aplikasi e-Arsip merupakan aplikasi berbasis website yang dapat diakses menggunakan browser dengan perangkat yang terkoneksi dalam satu jaringan. Mengingat berkas yang disimpan dalam aplikasi e-Arsip merupakan berkas yang memuat data pribadi penduduk. Olehnya aplikasi ini hanya diakses pada jaringan tertutup dengan menggunakan Lokal Area Nerwork (LAN), ungkapnya.

Sementara itu Sekretaris Disdukcapil Kabupaten MBD, F. M. Norimarna mengatakan pengelolaan arsip digital memungkinkan pengguna untuk menginput, mengedit, dan menghapus data arsip secara digital. Menyediakan fitur pencarian cepat dan akurat untuk menentukan arsip berdasarkan berbagai kriteria seperti nama, tanggal, atau jenis arsip.Sistem dilengkapi dengan fitur keamanan. Backup dan pemulihan secara berkala jika terjadi kegagalan sistem.

Lebih lanjut dikatakan Norimarna bahwa  aplikasi e-Arsip memiliki 8 (delapan) menu  utama yakni, menu umum dan kepegawaian, menu kebijakan di bidang Dafduk dan Capil, menu pendaftaran penduduk, menu pencatatan sipil, menu PIAK, menu pengembangan kebijakan kependudukan, menu penyeresian kependudukan.

Selain 8 (delapan) menu pada aplikasi e-Arsip, Ia menjelaskan ada terdapat 10 (sepuluh) menu tambahan untuk melengkapi kebutuhan akses dan penggunaan aplikasi yakni, user, keterangan arsip, kode arsip umum, kode arsip kebijakan di bidang dafduk dan capil, kode arsip dafduk, kode arsip capil, kode arsip PIAK, kode arsip PDIP, kode arsip pengembangan kebijakan kependudukan dan kode arsip penyerasian kependudukan.

Untuk keamanan data aplikasi e-Arsip maka telah diatur tingkat kewenangan dalam mengakses data pada aplikasi yaitu administrator dan user. Dimana administrator memiliki akses penuh ke semua data dan system. User/pengguna diberikan akses hanya pada menu yang relevan dengan tugas dan tanggungjawab menginput, mengedit, dan menghapus data pada menu yang dapat diakses. (VQ)